Prodotti da cancelleria e ufficio: risme di carta, inchiostri, penne, matite
Una postazione ufficio ordinata ed organizzata è indispensabile per poter ottenere il massimo risultato dal proprio lavoro, qualunque esso sia. Molti studi sostengono che un ufficio ordinato sia alla base di una buona produttività e che in alcuni casi, aumenti addirittura la concentrazione a lavoro. Per poter essere sicuri di avere una postazione bene ordinata dovremmo assicurarci di aver acquistato tutto ciò che potrebbe essere utile. La cancelleria assortita e scelta secondo dei criteri di utilità e di esigenza personale, è primaria per poterci migliorare anche nella qualità della nostra giornata lavorativa. Ecco perché abbiamo stilato questa pratica guida che ci può aiutare a capire come organizzarsi e perché alcune scelte sono importanti anche dietro la scrivania.
Chi lavora trascorrendo molte ore seduto dietro ad una scrivania, può andare incontro facilmente a problematiche a carico della postura e della colonna vertebrale. I disagi possono essere grandi o piccoli e dipendono sicuramente dalla quantità di tempo che passiamo seduti, ma anche e soprattutto dal tipo di sedia che scegliamo per lavorare. Prestare attenzione e verificare che la sedia sia non solo comoda ma anche funzionale è quindi molto importante. Scegliamo dunque una seduta che ci permetta di non dover forzare troppo le mani lungo la scrivania e di non doverci piegare e stressare enormemente il collo per poterci mettere a scrivere serenamente. La tastiera così come lo schermo troppo vicino agli occhi possono incidere molto sull’affaticamento delle mani e degli occhi, portandoci anche a problemi seri a lungo andare. Provate una poltrona ergonomica e se volete acquistare online, provate su Amazon delle comodissime poltrone e sedie da ufficio, pensate appositamente per questo scopo.
Comfort della sedia
Un elemento fondamentale per scegliere la sedia da ufficio è capire qual è il livello di comfort e se è possibile regolare la sedia in altezza così da poterla adattare a diverse persone in base alla statura e soprattutto di poterla far andare bene a noi stessi. Molti modelli che troviamo in commercio, o per la verità, quasi tutti sono regolabili ed hanno una seduta ergonomica. L’importante è scegliere sempre il modello che si adatta maggiormente alle nostre esigenze. La regolazione dell’altezza è un fattore che incide soprattutto sullo sforzo che compiranno le braccia. L’ideale è che il gomito non si trovi né più basso, né più alto rispetto alla tastiera e che invece sia esattamente in linea con essa.
Se vi fa ancora più comodo, potreste pensare di cercare una sedia che abbia lo schienale regolabile i braccioli per appoggiarsi. Se cerchiamo un modello che sia veramente completo di tutti i comfort allora possiamo anche trovare una sedia con poggiatesta e con cuscino integrato per la zona lombare.
Migliori sedie per ufficio
Lo scanner
Lo scanner è un altro importantissimo elemento da tenere in considerazione in ufficio. La velocità con cui possiamo scansionare documenti è direttamente proporzionale alla qualità del prodotto che andremo a scegliere per il nostro ufficio. Questa scelta dipenderà naturalmente anche dalla frequenza con cui sappiamo utilizzeremo lo scanner: se questo sarà semplicemente un accessorio da utilizzare una tantum, possiamo anche pensare ad un prodotto che abbia meno prestazioni, mentre uno scanner di altissima qualità vi sarà sicuramente risultati migliori in termini di tempistica. Generalmente la differenza di tempo varia da scanner a scanner ma si attesta fra i 18-20 secondi per i migliori e 20-25 per quelli di minore qualità. Una scansione a colori invece richiede massimo 12 secondi se la risoluzione è di media entità.
Esempi di scanner
Scanner e funzioni
Oltre alla velocità di scansione, è importante valutare anche altri aspetti dello scanner quali le funzioni azionabile direttamente dalla pulsantiera dello scanner. In pratica le funzioni sono quelle semplicissime del COPIA, INVIO ed AUTO, dove l’ultima ha una funzione di automatismo di cui lo scanner si serve per velocizzare le operazioni quando il documento è riconoscibile. La funzione di INVIO è invece una funzione che si attiva collegando direttamente lo scanner ad un PC magari ad un indirizzo di posta elettronica oppure salvata su un servizio personale del telefono o del laptop.
Ricordiamo la funzione FRONTE e RETRO, il riconoscimenti del BORDO e la connettività WIRELESS che oggi giorno hanno non solo i migliori scanner, ma quasi tutti se cerchiamo da un buon livello in su.
Prodotti per la cancelleria di base: oggetti di cui non si può fare a meno
Come abbiamo già accennato, per poter lavorare bene è essenziale mantenere ordine sulla scrivania. Prima di tutto per iniziare a mettere ordine, è opportuno partire dal tenere tutto a portata di mano e comunque tutto ciò che ci serve. Esistono dei prodotti, o meglio accessori di base di cui non possiamo assolutamente fare a meno e che riguardano la cosiddetta cancelleria di base. Parliamo quindi di evidenziatori, penne, matite e gomme da cancellare, così come le spillatrici ed altri accessori che dovremmo tenere sulla scrivania.
Migliori desk organizer
Forse lo avrete già visto, ma non sapete si chiama così: stiamo parlando del desk organizer, un contenitore portatutto che può essere posizionato dove più fa comodo e che può contenere tutti i prodotti da ufficio. La capienza del desk organizer varia a seconda del modello che scegliamo e così anche il colore e la forma, Molti di questi pratici e comodissimi accessori hanno anche lo spazio per poter contenere post-it e scotch, insomma accessori con una forma più difficile ed ingombrante. Se volete sempre avere a portata di mano i vostri accessori, l’evidenziatore oppure il post-it sicuramente il desk organizer è un prodotto da ufficio di cui non potrete fare più a meno. Indispensabile anche per chi studia e non vuole distrarsi a cercare i propri accessori ovunque nello zaino.
Migliori bicchieri portapenne
Chi non ha mai visto un bicchiere porta penne?! Crediamo ormai tutti, ma spesso questo accessorio viene sottovalutato per poi essere rivalutato quando per caso lo troviamo su altre scrivanie e ci sembra di aver mantenuto la concentrazione utilizzandolo. Il bicchiere porta penne serve proprio a mantenere ordine e soprattutto a poter ritrovare al momento opportuno tutte le penne che ci servono. A differenza di un porta penne a borsetta con cerniera, questo accessorio ci consente di trovare immediatamente la tipologia di penna o matita o mina che stiamo cercando senza dover quindi rovistare fra le varie cose perdendo tempo prezioso e distraendosi facilmente. Alcuni modelli di ultimissima uscita sono dotati addirittura di tasche e spazi laterali porta smartphone o per posizionare qualsiasi altro accessorio che sappiamo doverci servire durante il lavoro o le ore di studio. In base alla quantità di penne e matite che avete potete scegliere modelli piccoli, grandi, più alti o bassi ma anche di vario materiale: da poter spaziare con la fantasia e con il gusto troviamo porta penne in metallo, retate, in plastica e addirittura in vetro.
Esempi di contenitori porta documenti
Sebbene i fogli in ufficio sono sempre meno e tutto si sta trasformando in formato elettronico, spesso può ancora succedere di aver bisogno di conservare dei documenti cartacei e di stampare fogli da dover poi conservare per poterli ritrovare subito. Il problema è proprio questo: dove ritrovare i fogli e i documenti conservati e dove metterli per far si che possano essere ritrovati facilmente e abbastanza velocemente? La soluzione in ufficio si chiama contenitore porta documenti, strutturalmente semplice poiché a forma di foglio con dei bordi rialzati da poter contenere una pila abbastanza piena di documenti. L’ideale è acquistare più contenitori da mettere l’uno sull’altro e da nominare con dei fogli biadesivi che definiscano il contenuto della pila di documenti. In questo modo non solo avremo maggiore controllo sul nostro ufficio ma anche la possibilità di mantenere i fogli dritti ed evitare che si possano piegare alle estremità con delle anti estetiche linguette.
Accessori da cancelleria per una maggiore produttività
Ci sono degli accessori in ufficio che miracolosamente riescono, se utilizzati a velocizzare il lavoro e a rendere più efficace e fatto bene ciò a cui stiamo lavorando. Se nella conservazione del materiale cartaceo e nelle azioni impariamo ad essere rapidi, il nostro lavoro e la nostra produttività ne renderà.
Per prima cosa quindi munitevi di articoli di piccola cancelleria: anche se pensate che possa essere superfluo acquistare determinati oggetti, in alcuni momenti vi troverete alla ricerca disperata di una perforatrice per fogli, di una graffetta per fermare un blocco di documenti dello stesso tema oppure di un post it che possa ricordarvi dell’appuntamento che avete alle dieci con il capo. L’obiettivo è rendere produttivo ed efficace il lavoro, minimizzare le perdite di tempo e avere tutto a portata di mano di modo che al momento opportuno tutto possa essere ritrovato senza troppa fatica. Immaginate di avere giusto un minuto per scansionare e mandare tramite mail un documento: se non avete conservato con cura e definito con una penna sul post bi adesivo il documento in conservazione, probabilmente perdereste tempo.
Archiviare e catalogare
Tutti i prodotti e gli accessori che servono per catalogare ed archiviare documenti assumono in ufficio un’importanza unica e fondamentale. Non si può assolutamente pensare di lavorare in alcun ufficio di buona qualità senza avere una catalogazione efficace. Cartelle, piccole cartelline, faldoni e raccoglitori diventano quindi importantissimi e ci consentono di risparmiare tempo avendo tutto sotto occhio e sotto controllo. Il discorso diventa ancora più importante da valutare se il nostro ufficio è aperto al pubblico e necessitiamo di trovare un documento rapidissimamente per non creare attese inutili e frustranti alla clientela.
Il distruggi documenti: un accessorio serio da non sottovalutare
Se il vostro ufficio è aperto al pubblico ed è dotato di un raccoglimento dati personali, è essenziale avere sempre con sé un accessorio importantissimo: il distruggi documenti. Questo serve per l’appunto a distruggere in pezzettini impossibili da ricomporre i documenti che rivelano le identità e i dati sensibili delle persone per evitare furti e scambi di ogni genere punibili severamente dalla legge. Esiste in merito una vera e propria legge che impone delle severissime regole proprio in relazione al trattamento e all’utilizzo dei dati delle persone.
Oltre ai dati sensibili, il distruggi documenti è utile per eliminare bilanci annui, fatture, carte di credito, dichiarazione del reddito ed eventualmente anche le foto personali delle persone che si trovano o si troverebbero su altri documenti di identità.
Prodotti per la scrittura
E veniamo finalmente agli accessori di base; quelli senza i quali poter portare avanti qualsiasi pratica, o conservazione documenti e dati è veramente impossibile. Parliamo delle penne, delle matite e perché no, anche delle gomme che servono a cancellare poiché spesso utilizziamo la gomma sbagliata e viene un vero e proprio pastrocchio.
Matite
Le matite sono uno strumento indispensabile che però, non sono nemmeno tutte uguali. A quanti sarà capitato di notare quanto una matita scrivesse in maniera scorrevole mentre un’altra necessitava di più forza ed imprinting per potersi vedere? Chi non ha studiato per il disegno e la progettazione, potrebbe non sapere che le matite si differenziano molto fra loro per la durezza del tratto e che ogni modello serve a qualcosa di specifico. La parola matita solo per mera curiosità deriva dalla parola ematite, proprio perché fin dai tempi antichi, i latini erano soliti utilizzare la pietra di ematite per poter imprimere i tratti su carta. Oggi la matita è fatta di grafite ed ha un colore grigio scuro. Ciò che rende il tratto più duro o meno è il tipo di mina all’interno. A seconda di quanta percentuale di grafite e creta c’è all’interno di una matita possiamo determinare se la matita è dura o morbida. In base alla precisione che ci occorre e a quanto ci troviamo bene personalmente, perché no, possiamo scegliere. Ci sono persone che preferiscono non tratteggiare in maniera intensa per poter agevolmente tratteggiare, mentre altre preferiscono un tratto deciso e scorrevole.
Se siamo soliti realizzare disegni artistici o comunque qualcosa che necessita di creatività e non di progettazione e precisione possiamo usare la matita morbida. Per un disegno tecnico, una progettazione per i geometri o per un agente di immobili, venditore di appartamenti e in generale tutto ciò che riguarda la realizzazione di tecnicismi, è bene utilizzare il tratto duro che consente di poter cancellare e ripetere senza problemi e senza, soprattutto, che il tratto precedente possa in qualche maniera dare fastidio al progetto finale.
Penne
La penna è probabilmente lo strumento per antonomasia da ufficio. Immancabile strumento di scrittura, senza il quale molte realizzazioni anche la più semplice firma sarebbe impossibile. Insomma come si può stare in ufficio senza la penna? Anche se il vostro non è propriamente un ufficio ma una postazione studio, il discorso cancelleria vale ugualmente. Le penne però naturalmente non sono tutte uguali e la punta cambia proprio come cambia la mina della matita. Esistono quindi le stilo, classiche ed intramontabili e le penne a sfera ma ancora le penne a gel e quelle roller.
Le penne stilo o meglio stilografiche sono così chiamate perché prendono l’inchiostro da una piccola cartuccia interna che ha una durata finita e che può anche seccare se lasciata all’aria aperta. La penna gel è invece una penna che è caratteristica per un tratto molto netto e brillante nel colore che permette anche a chi la preferisce, una scrittura molto fluida.
E come chiamereste invece le classiche penne Bic? Quelle penne si chiamano penne a sfera che in commercio le possiamo trovare sia con il meccanismo superiore a scatto da azionare con il dito e quindi semplici e più rapide da usare, sia con un meccanismo più lento che prevede l’uso del tappo. Infine troviamo la penna roller che ha una morbidezza regolare e rintracciabile fra la penna gel e quella a sfera.
Gomme per la cancellare
Può capitare naturalmente di dover correggere un qualcosa di scritto sia con penna che con matita. Premesso che non tutte le penne sono cancellabili, è pur vero che le gomme di oggi sono appositamente studiate per poter fare davvero un po’ i miracoli. Di continuo oggetto di ricerca, per prima cosa impariamo a ordinare tutta la scrivania e posizionare le gomme nel porta bicchieri o meglio ancora nel desk organizer. In base alla tipologia di mina o inchiostro che utilizzate più di frequente potete scegliere la classica gomma, cioè quella bianca che cancella i tratti di mina anche quelli molto marcati ed intensi, oppure la gomma per la matita che è specifica per cancellare tratti di matite sia su carta colorata che su carta trasparente senza rovinare la carta oppure lasciare l’alone e togliere integrità. Esiste poi infine, la gomma per matita e per penne che è anche detta gomma speciale. L’avremmo sicuramente vista ed è composta di una parte rossa ed una blu.
La parte blu è quella adatta a cancellare l’inchiostro, mentre quella rossa a cancellare i tratti di matita. Ottimo prodotto e accessorio per chi utilizza ed alterna spesso queste due punte sul foglio. Molto importante per evitare ciò che tutti noi almeno una volta avremmo visto nella vita, soprattutto a scuola da bambini è l‘utilizzo della custodia. Di fatti, per evitare che le gomme diventino tutt’uno con le mine delle matite e che perdano di funzionalità, facendoci perdere tempo a doverle pulire, è opportuno custodirle. Si tratta di prodotti trovabili anche su Amazon a prezzi irrisori e che spesso si vendono in kit da ufficio, insieme agli organizer.
