Domande Frequenti su accessori da ufficio, prodotti di cancelleria, migliori offerte

Nel momento in cui organizziamo la nostra postazione ufficio è necessario  prendere in considerazione  la fornitura che ci servirà facendo si che sia più completa possibile.  Esistono due soluzioni possibili da valutare: una è quella di andare in cartoleria e l’altra invece riguarda il poter approfittare dell’online e del fatto che qui il risparmio è notevole. Per prodotti per la cartoleria e l’ufficio si intendono matite, mine, scrivanie, poltrone e sedie, raccoglitori , taglierini, distruggi documenti e tutti i simili come block notes, risme e fogli da stampante, cosi come gli archivi e le cartelline. Seppure non vogliamo acquistarli tutti insieme, è sempre conveniente affidarsi all’online poiché è qui che possiamo provare a risparmiare un bel po’.

Nella postazione d’ufficio, lo spazio a disposizione è importante, così come avere tutto a portata di mano. Ma naturalmente è altrettanto importante il senso dell’ordine e l’influenza e il modo in cui questa condiziona la nostra psiche sulla produttività. La performance vera e propria, la prestazione lavorativa è tanto maggiore quanto maggiore è l’ordine che riusciamo a creare in ufficio. Qualcuno dice che il caos è l’alleato della creatività; tuttavia è altrettanto vero che un ufficio o una postazione ordinata rende ordinate le idee e comunque se abbiamo tutto sotto controllo e c’è tutto in ordine, sicuramente avremo modo di trovare ciò che stiamo cercando con molta rapidità e semplicità.

Anche l’ottimizzazione dello spazio è molto importante sempre per il bisogno di trovare tutto ciò di cui abbiamo bisogno ed averlo sempre a disposizione. Per ottimizzare lo spazio possiamo pensare a dove sistemare la stampante, lo scanner e i documenti e i prestampanti che ci servono più di frequente durante la giornata. In commercio e online possiamo trovare stampanti e scanner e piccoli monitor che occupano poco spazio e che soprattutto si adattano allo spazio che abbiamo a disposizione. Non tute le scrivanie e gli spazi sono ampi per questo è necessario trovare i dispositivi adatti a noi e alle nostre esigenze. Cerchiamo stampanti che insieme al monitor del PC e dello scanner non vadano ad occupare uno spazio esagerato lasciandoci senza spazio per appoggiare i documenti.

Nell’ottimizzazione dello spazio, propriamente riferita alla persona e all’ufficio c’è poi la possibilità di un’area relax che se ben creata può essere dedicata ai momenti di pausa per potersi alzare dalla sedia ed evitare così anche di stare nella medesima posizione per tante ore. L’area relax può essere composta da una poltrona reclinabile ed un tavolino, una sorta di banchetto dove poter prendere il caffè con un amico oppure con un collega.

L’organizzazione della scrivania consente di usufruire di una postazione di lavoro ben organizzata, di utilizzare le cartelline e tutti gli altri accessori al meglio. E’ importante dunque concentrarsi su alcuni aspetti come il pc, gli elementi indispensabili per la cancelleria, i block notes e il porta penne, oltre ad avere quegli accessori utilissimi come le graffette e le spillatrici per non perdere fogli da pile e faldoni.

Se avete un cliente che richiede un preventivo veloce, è indispensabile segnare rapidissimamente tutti i dati su un post it e magari utilizzare quelli personalizzabili oppure con già definiti nome, cognome, partita iva ecc..

Possiamo usare le cartelline per ordinare i clienti in ordine alfabetico oppure gli eventi per data, separando quelli che servono al momento da quelli che invece possono servirci in un ultimo momento. Ricordatevi che la vostra scrivania non deve mai essere piena di tutto ciò che serve ma che è importante scegliere delle scrivanie che abbiano cassetti e ripiani laterali nella zona inferiore.

La raccolta dei documenti e di quella pila di fogli che sembrano tutti inutili ma che invece spesso si rivelano fondamentali è sempre un’operazione che non ci piace effettuare eppure è importantissima per poter organizzare al meglio l’ufficio. Anche la professionalità e l’immagine che daremo alla clientela sarà differente: la presenza di cartelline, raccoglitori e raccoglitori in plastica renderanno vantaggioso il lavoro. Adottare l’uso dei classificatori, invece, è una comoda scelta per riporre le varie pratiche avendo però al contempo la sicurezza di ritrovarle con facilità. I classificatori alla stessa maniera migliorano la qualità e la produttività del proprio lavoro. Ricordiamoci per integrare bene la funzionalità del raccoglitore e rendere pratico il ritrovamento, è essenziale che ci sia anche una buona illuminazione.

In ufficio quindi utilizzate lampade e lampadine che permettono una visuale sempre ottima soprattutto sui fogli e sui documenti, sia di giorno che di sera.

Chi ha la fortuna di lavorare da casa sesso si chiede in che modo organizzare la propria postazione. In questi casi, la soluzione perfetta sarebbe quella che vede predisporre il luogo di lavoro unicamente allo scopo di lavorare. A casa se la stessa lo permette magari adibire un’area unicamente al lavoro con una propria scrivania e tutti gli accessori che servono soltanto al lavoro. Chi non ha la possibilità di adibire a lavoro un’area unica infatti potrebbe non riuscire ad organizzare tutti gli accessori utili all’organizzazione del lavoro, a partire dalla cancelleria di base fino ad arrivare al pc e a tutti gli altri dispositivi di tecnologia.

Ci sono degli accessori ai quali non pensiamo spesso ma che risultano fondamentali per poter vivere bene in ufficio ed avere tutte le comodità che possono servire improvvisamente. Fra questi accessori troviamo sicuramente il telefono, il mouse del PC , la stampante, lo scanner. In seguito troveremo un cestino della spazzatura per poter gettare via le carte e tutta la cancelleria di base di piccola dimensione come le matite, le penne, i bicchieri portapenne, i raccoglitori, gli evidenziatori, le graffette, la spillatrice, i levapunti, i post it, le gomme da cancellare, i fogli A4 per la stampante, i fogli protocollo e naturalmente avere anche il luogo fisico dove poter sistemare tutte queste cose quindi cassetti e scaffali, dove fra l’altro andremo a sistemare tutti i documenti da conservare e tutti gli archivi importanti.

Infine, ma non per importanza ci sono le casse audio ed un piccolo stereo da tenere in sottofondo se gradito, oppure un piccolo televisore da poter utilizzare fra una pausa e l’altra. Naturalmente se la vostra postazione è condivisa è importante pensare ad acquistare un paio di cuffie.

E’ assolutamente prioritario per la propria schiena e la salute della vostra postura, predisporre il vostro ufficio in maniera tale da rendere la seduta e l’intero ufficio assolutamente comodo ed ergonomico. Molto spesso trascorriamo la maggior parte della giornata seduti davanti al PC ed a lavoro per cui è importante rendere la postazione ergonomica. Non tutte le sedie e le poltrone sono identiche fra loro per cui valutiamo prima di acquistare la seduta sia la propria statura in termini di lunghezza sia l’altezza della scrivania e il rapporto che c’è fra questa e la poltrona. Per capire se la postazione va bene occorre guardare ai piedi che devono appoggiare sul pavimento e le cosce formare un angolo di 90°. Se ci sono dei braccioli non si devono incastrare  sotto la scrivania quindi optate per dei braccioli che siano quanto meno più alti dell’altezza della stessa.

Se riuscite ad organizzare la vostra postazione ufficio in maniera tale da rendere facilmente reperibili e fruibili i documenti, nella piena totalità vuol dire che lo avete organizzato bene. Per ottenere questo grande risultato che spesso si desidera, bisogna munirsi di raccoglitori. In commercio ne esistono di vari tipi ma quelli maggiormente utilizzati sono quelli ad anelli che riportano all’interno delle bustine in plastica che proteggono i fogli impedendo che si possano sporcare. Il raccoglitore ci permette di catalogare e di evitare l’accatastamento  delle pratiche e dei documenti soprattutto quando diventano tanti. Con un raccoglitore potete anche dividere i documenti per ordine alfabetico oppure per ordine prioritario. In questo modo potete stare sicuri di avere tutto ordinato, di non vedere fogli volanti e di riuscire sempre ad avere la scrivania libera e fruibile per attività quotidiane di base.

La domanda è molto interessante e riguarda una questione di comodità personale. Tuttavia c’è da dire che la scelta dipende dalle proprie necessità ed esigenze. Il portamatite da tavolo è il classico in bicchiere e consente di mantenere ordine e allo stesso tempo di trovare subito l’oggetto che ci serve. Il portamatite ad astuccio deve essere sempre chiuso ed aperto poiché essendo un accessorio portatile potrebbe essere facilmente preso e portato via con sé nel momento di fretta quando sappiamo ci serviranno più di una matita o una penna. Se si tiene il porta matite ad astuccio in una borsa è veramente facile perderne il contenuto oppure, peggio ancora sporcare il resto dell’occorrente nello zaino come i fogli e i documenti.

Se non avete più voglia né tempo di riordinare la vostra scrivania da oggetti come graffette, spillatrici, gomme e gommine da cancellare, temperamatite e post-it probabilmente avete necessità di un porta oggetti organizer da scrivania. Anche in questo caso, online, su siti quali Amazon potreste trovare molto facilmente questo prodotto in varie dimensioni, materiali e colori. Molti hanno più di uno scompartimento, ed ognuno di questi oggetti ha una propria struttura fatta di spazi e piccoli mini cassetti da poter utilizzare come meglio si ritiene. Il bello di questi organizer moderni è che sono realizzati in un modo che permette anche di avere lo spazio per sistemare il proprio smartphone e dei cassettini aperti formato biglietto da visita per poter avere sempre tutto a portata di mano senza che nulla si sporchi o si rovini.

L’agenda è un oggetto estremamente personale ed importante da scegliere. Ci durerà un anno e anche più a seconda del modello. La scelta dell’agenda in un ufficio è quasi obbligata per la sua funzione ed utilità; tuttavia per poter scegliere bene occorre valutare il fattore praticità esattamente come quello economico. Oltre tutto esiste un altro criterio di scelta che riguarda la propria sensazione nel momento in cui vediamo l’agenda che ci piace. Le agende poi non sono tutte uguali, ci sono quelle settimanali, mensili, annuali e anche bi e tri-annuali oltre a quelle senza alcuna data da poter personalizzare come più si preferisce. In base a quanto appuntiamo e a quelle che pensiamo essere le nostre necessità sceglieremo l’agenda migliore. Per quanto riguarda il costo, dobbiamo considerare che i prezzi variano molto anche in base al marchio e alla copertina che può essere sottile, doppia, in eco-pelle, in plastica e in carta. Insomma ce ne sono davvero di ogni ma se vogliamo andare a risparmiare un po e assicurarci comunque una bellissima e funzionale agenda possiamo trovarla comodamente online.

Veniamo ad un argomento clou della questione organizzazione ufficio. La modalità di scrittura e la scelta fra la matita oppure la penna. Naturalmente come possiamo già immaginare la soluzione matita è maggiormente ecologica in quanto le penne usa e getta sono quelle che finiscono ad un certo punto lasciando residui plastici e inchiostro da smaltire , elementi che comunque inquinano. Le matite a differenza di tutto ciò invece una volta finte non occorre più gettare nulla e comunque pur rifiutandone sono elementi biodegradabili completamente. La scelta però come è facilmente pensabile non può riguardare solo una questione ambientalista. E’ necessario lavorare agevolmente e scrivere alcune documentazioni oppure compilare obbligatoriamente a penna. La penna in ufficio dunque non può certamente mancare. La scelta quindi è fra quale penna è quella ideale.

In alternativa, per chi può scrivere a matita ma non ama la grafite sottile, si può optare per la mina che sicuramente risulta più marcata nel tratto. la matita riporta però come unico grande difetto quello per il quale spesso tende a rompersi e fiumi di parole non possono essere che scritti a penna. La penna è quindi fondamentale: per un tratto fluido che evita di farvi stancare vi suggeriamo comunque una punta come quelle biro oppure se la preferite anche la stilografica.

Sappiamo tutti bene che gli articoli di cancelleria, anche dal più semplice e apparentemente insignificante come la graffetta, sono in realtà molto importati e sono utilizzati da tutti ogni giorno anche in assenza di un vero e proprio ufficio. Figuriamoci dunque in una postazione lavorativa, quanto questi articoli di base possano essere indispensabili. Dalle più semplici attività che riguardano la scrittura a quelli meno semplici che riguardano la stampa e la fotocopia, occorre valutare l’acquisto di un unico blocco di cartoleria e cancelleria assortita. Per risparmiare notevolmente è bene servirsi magari di internet poiché online il risparmio è assicurato. E’ possibile trovare davvero di tutto, a partire dai taglierini per finire alla stampante e al tablet. Le graffette, le spillatrici e gli evidenziatori a blocchi da 4 pezzi o più. E se siete geometri o ragionieri e il vostro ufficio è funzionale solo se accessoriato di calcolatrici e righe squadrate, sappiate che anche in questo caso internet non è un problema.